NGO Leitfaden? Alt und vergriffen.
Jetzt aktuelles Handbuch Online-Fundraising bestellen. Jetzt bestellen
Jetzt aktuelles Handbuch Kampagnen-Konzeption bestellen. Jetzt bestellen

Tools: Dezentrales Projektmanagement

Basecamp

Ein sehr umfassendes Werkzeug für die Arbeit an Projekten, das nach dem Credo „so viel wie nötig“ gestaltet ist. Nicht mit Funktionen überladen und macht auch wegen seines frischen Designs Spaß. Funktionen:

• Terminierbare To-do‘s, Personen zugeordnet

• Meilensteinplanung mit integriertem Kalender

• Upload und Archivierung von Dateien

• Internes Nachrichtensystem mit Kommentarfunktion

Highrise

Ähnlich intelligent funktioniert das Kunden-Management-Produkt „Highrise“ vom gleichen Anbieter 37signals.com. So können etwa E-Mails zu bestimmten Projekten durch den passenden Betreff direkt ans System gesendet und dort später wiedergefunden werden. Demoversionen sind für einen bestimmten Zeitraum kostenlos.

Open Atrium

Geht nicht ganz so leicht von der Hand wie Basecamp, überzeugt jedoch durch liebevolles Design und ist als Open-Source-Software grundsätzlich kostenlos (openatrium.com). Atrium wird z. B. für die Organisation der Online-Konferenz re-campaign.de eingesetzt. Allerdings sollte man die Software zunächst von einem geschulten Drupal-Entwickler für die eigenen Zwecke anpassen lassen. Die Funktionen:

• Internes Blog mit Auswahl der Empfänger der Nachricht

• Kalenderfunktion

• Upload von Dateien

• To-do-Listen

Tipp: Atrium und Basecamp bedürfen einiger Eingewöhnungszeit und regelmäßiger Pflege, um wirklich nützlich zu werden. Zur Einstimmung lohnt sich ein Workshop für das gesamte Team. Wichtig ist auch ein Administrator, der für Rückfragen der Teilnehmer bereitsteht.

Trello

Dieses Projektmanagement-System arbeitet mit Boards, Listen und Karten. Auf jeder Karte können Checklisten, Termine, Dateien hinterlegt werden. Karten können Personen zur Bearbeitung zugeordnet werden, es gibt weiterhin Möglichkeiten zum Labeln mit Farben sowie eine „Like“-Funktion. Trello ist und bleibt nach eigenen Angaben im vollen Funktionsumfang kostenlos zu nutzen.

Wunderlist

„Made in Germany“ tut die Wunderlist, was nötig ist. Schön gestaltet lassen sich hier Listen und Aufgaben anlegen, die per Sternchen als besonders dringend oder wichtig zu markieren sind. Mit Erinnerungsfunktion, Zuordnung von Teilaufgaben und einer psychologisch befriedigenden Möglichkeit zum Aufgaben abhaken.

Writeboards

Wer es noch einfacher und schneller als Google-Docs braucht, kann offene, kollaborative Writeboards mit spezifischer URL nutzen. Es gibt zahlreiche Anbieter wie etwa sync.in. Sofort und kostenfrei können dort mehrere Personen zeitgleich auf eine Seite mit einfachen Editierfunktionen schreiben. Verschiedene Autoren werden farblich abgegrenzt, die Änderungen eines anderen Autors können in Echtzeit verfolgt, Änderungen per Chat besprochen werden. Eignet sich etwa für die schnelle Bearbeitung eines Pressetextes zwischen mehreren Autoren an unterschiedlichen Orten. Weil das Geschriebene per Link sehr leicht im Netz zu finden ist, sollten sensible Texte schnell wieder gelöscht und an einem sicheren Ort gespeichert werden.

Wikis

Die Wikipedia-Software lässt sich auch für eigene Projekte nutzen. Ein Anbieter wie pbworks.com bietet bereits in der kostenlosen Variante tolle Funktionen wie Datei-Upload, zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten und umfassende Autorenrechte und Benachrichtigungsoptionen. Auf zoho.com gibt es nicht nur Wikis, sondern auch diverse weitere kollaborative Online-Werkzeuge. Welches das letztlich perfekte Werkzeug ist, zeigt der Vergleich auf wikimatrix.org.

Google Drive

Hiermit können diverse Dateiformate aus MS-Office online von verschiedenen Autoren zeitgleich oder versetzt bearbeitet werden. Es gibt gut abgestufte Autorenrechte, Benachrichtigungsfunktionen und die gängigen Formatierungs-Optionen. Der Import und Export von Dateien vom Desktop funktioniert problemlos. Mit dem Update von „Google Docs“ zu „Drive“ kann nun auch eine Ordnerstruktur auf den Desktop übertragen werden.

Dropbox

Bei dropbox.com können Dateien (sicher) online aufbewahrt werden. Auch hier greift wieder die Logik, dass ein Team dezentral auf Dateien zugreifen können muss. Allerdings können die Teammitglieder nicht direkt online arbeiten wie bei Google Drive oder Online-Writeboards – Dokumente müssen sie sich down- und wieder uploaden. Bestes Feature: Ist die Dropbox auf dem Rechner installiert, können Ordner wie gewöhnlich auf dem Desktop angelegt werden, der Upload ins Netz läuft dann im Hintergrund ab.

Weiterlesen: Wie Social-Media-Policies Ordnung in Posts, Tweets und Kommentare bringt.