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Wie Social-Media-Policies Ordnung in Posts, Tweets und Kommentare bringen

Regelwerke für Kommunikation in sozialen Medien

Du kennst dich mit sozialen Netzwerken aus und hast klare Ziele vor Augen? Dann kannst du loslegen und fleißig posten. Aber wie gelingt es, die ganze Organisation in Social-Media-Aktivitäten einzubeziehen? Ein wichtiger Schritt: Kollegen müssen wissen, was sie auf Facebook, Twitter, Google+ und Co. verbreiten sollen und dürfen. Hier kommen Social-Media-Policies ins Spiel, Leitlinien für den richtigen Umgang mit sozialen Medien in Organisationen.

Zunächst muss klar sein, an wen sich die Leitlinie richtet. Sie kann zum Beispiel rein intern für die Social-Media-Beauftragten gelten oder Hilfestellung für alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter im beruflichen Umgang mit sozialen Medien sein.

Eine Policy kann die Aufmerksamkeit für soziale Medien in allen Bereichen und Abteilungen stärken. Hierfür muss sie aber mehr sein als nur eine Regelung vonseiten des Arbeitgebers. Sie sollte auch zum Ausprobieren einladen und gleichzeitig für Sicherheit im Umgang mit Neuen Medien sorgen. Denn: Viele Mitarbeiter sind eher zurückhaltend in ihrem Social-Media-Einsatz, weil sie nicht wissen, in welchem Rahmen ihr Einsatz vonseiten der Organisation erwünscht ist.

Social-Media-Kultur etablieren

Um eine Social-Media-Kultur zu etablieren, sollte das Thema breit in die Organisation getragen werden. Daher: Möglichst viele Abteilungen und Gruppen beteiligen! Dazu gehören neben den Mitarbeitern, die direkt mit Social Media zu tun haben, auch die Fachabteilungen, Ehrenamtliche, Betriebsrat und Personalverantwortliche. Bei großem Regelungsanspruch kann man auch einen Anwalt hinzuziehen.

Die Einführung der frisch geschriebenen Policy kann man dafür nutzen, Gruppen innerhalb der Organisation zu schulen, Ängste zu nehmen und Kollegen vielleicht sogar für eine offene Kommunikation zu begeistern. Zum Beispiel mit einer internen Fortbildungsreihe: „Facebook, Twitter und Co. für die Arbeit nutzen“.

Eine Social-Media-Policy gibt Antworten auf all jene Fragen, die die Mitarbeiter in Bezug auf soziale Medien beschäftigen. Folgende Punkte sollten in einer Social-Media-Policy auf jeden Fall auftauchen:

1. Strategie

Die Social-Media-Strategie ist die Grundlage der Policy. Die Policy fasst die Strategie prägnant zusammen und erklärt, warum die Organisation in sozialen Medien aktiv ist. Macht dabei ruhig deutlich, dass ihr es schätzt, wenn Mitarbeiter und Kollegen als Multiplikatoren tätig sind. Es sollte aber auch geklärt werden, wie private und berufliche Social-Media-Aktivitäten zusammenspielen können.

2. Stil und Form

Die „Netiquette“ fasst zusammen, welches Auftreten von Mitarbeitern im Internet erwartet wird. Hierzu gehören die Werte der Organisation ebenso wie die Frage nach dem Kenntlichmachen einer persönlichen Meinung. Neben der Gesprächskultur gehört auch die Übertragung des Corporate Designs in diesen Regelungsbereich. Wie wird die Organisation genannt, wie darf das Logo verwendet werden?

3. Inhalte

Mit welchen Inhalten wollt ihr punkten? Was soll, was darf und was darf nicht gepostet werden? Ein normaler Abnahmeprozess ist in sozialen Medien nur schwer möglich, deshalb solltet ihr klären, welche Inhalte veröffentlicht werden können. In der Regel genügt es, den Redakteuren grundsätzlich freie Hand zu geben und gemeinsam eine Liste mit kritischen Themen („Blacklist“) zu entwickeln.

4. Rechtliche Rahmenbedingungen

Rechtsbindende Policies können der Organisation Rechtssicherheit bieten. Hierfür müssen Regelungen zu den heiklen Themen Copyright und Umgang mit Medien, Datenschutz und Geheimhaltung gefunden werden.

5. Ansprechpartner

Kollegen und Mitarbeiter sollten einen klaren Ansprechpartner haben, der bei Fragen zum Thema weiterhilft. Auch mit einer Policy lassen sich viele Dinge am besten über den persönlichen Kontakt innerhalb der Organisation regeln. Es sollte klar werden, wer für die Erstellung neuer, offizieller Social-Media-Profile zuständig ist.

 

Und zum Schluss: Eine Social-Media-Policy sollte nicht mit zu kleinteiligen Regelungen überfrachtet werden. Dabei können die Policies in Form und Umfang ganz unterschiedlich aussehen. Von einfachen Apellen an den gesunden Menschenverstand wie „Nutze deinen Verstand und erzähl keinen Blödsinn!“ über YouTube-Videos bis zu mehrseitigen rechtssicheren Dokumenten ist alles möglich.

Wichtig ist, dass deine Organisation durch klare Regeln zu einem sinnvollen Social-Media-Einsatz kommt und ihre Kommunikationsfähigkeit und Reichweite insgesamt verbessert.

Weiterlesen: Social-Media-Policies im Alltag

Jona Hölderle berät mit seiner Firma Pluralog gemeinnützige Organisationen im Online-Marketing. Weil er Organisationen mag, will er sie gestalten. Das macht er mit dem Schwerpunkt Social Media und Online-Fundraising. pluralog.de